How to Plan, Coordinate and Document the Time in Your Family

Hei suloisuudet, toivottavasti teillä oli ihana viikonloppu ja olette aloittaneet uuden viikon energisin mielin. Me hengailimme pääasiassa kotona sadetta pidellen (paitsi perjantaina olin siellä muotinäytöksessä) ja tänään juna vei miehen jälleen työmatkalle. Ei sen kauemmas kuin Zurichiin mutta olemme Panchon kanssa kaksi päivää taas kahdestaan. Laitoin eilen vierashuoneen sänkyyn puhtaat lakanat vaikka meillä ei ole tällä hetkellä tiedossa seuraavia vieraita. Salaisuus oppien mukaisesti käyttäydyn kuitenkin niin, kuin aina niin toivotut ja avosylin vastaan otettavat, vieraat olisivat jo tulossa ja jännityksellä odotan kuka niissä lakanoissa seuraavaksi nukkuu ja ilahduttaa meitä seurallaan. Perhe ja ystävät, anyone?

Tänään ajattelin jakaa kanssanne pienen (meidän perheelle toimineen) kokemuksen ajan suunnittelusta. Ruuhkavuosia elävien lapsiperheiden yksi yhteisiä valituksen aiheita lienee oman ja yhteisen ajan puute. Myös meillä käytiin aikaisemmin keskusteluja siitä, miten omaa aikaa on liian vähän, miten vaikea on päästä urheilemaan ja miten vaikeaa aika on saada riittämään kaikkeen. Erityisesti mieheni, joka tekee pitkää päivää toimistolla ja matkustaa työnsä puolesta paljon, koki huonoa mieltä oman ajan puutteesta. Aikani marinaa kuunneltuani löysin ratkaisun ja hankin meille ison seinäkalenterin. Enkä mitä tahansa paperista kaapin oven sisäpuolelle ripustettavaa kalenteria mitä kumpikaan ei alkuinnostuksen jälkeen muista/ehdi täyttää ja seurata vaan kunnon seinäkalenterin.

Löysin tarkoitukseen sopivan viikkokalenterin, joka näyttää liitutaululle mutta on oikeasti tarra, jolle voi kirjoittaa poispyyhittävällä tussilla. Ko. kalenteri näyttää olevan ainakin verkkokaupassa loppu mutta ehkä jopa hienompia täältä, täältä tai suosikkini täältä. Asettelin kalenterin strategisesti arkiruokapöydän yläpuolelle siten, että kukaan perheen jäsen ei voi välttyä sen näkemiseltä mutta samalla niin, että kalenteri ei näy olohuoneeseen, ruokailutilaan eikä oikeastaan minnekkään muuallekaan kuin keittiöön.

Kalenterin pidon voi aloittaa koska vaan, koska päiväykset kirjoitetaan itse ja jatketaan 5 viikkoa eteenpäin. Aloitaessamme uuden jakson, kirjaamme ensin miehen tiedossa olevat työmatkat. Kalenterin pidon aloittamisen jälkeen olen huomannut, että minun on paljon helpompi asennoitua yksinoloon ja hahmottaa nuo ajanjaksot mielessäni, kun näen ne joka hetki seinäkalenterista. Seuraavaksi kirjaamme jo tiedossa olevat tapahtumat, yhteiset matkat ja syntymäpäivät. Lopuksi suunnittelemme joka viikolle molemmille aikaa käydä urheilemassa (jolloin toinen on lapsen nukutusvuorossa automaattisesti), perheen yhteistä aikaa kaikelle kivalle ja mikäli kalenterissa ei ole vielä yhtään sosiaalista tapahtumaa, jolla joko luomme uusia ystävyyssuhteita tai hoidamme olemassa olevia ystävyyksiä, päätämme minä viikonloppuna kutsumme ystäviä meille brunssille/lounaalle tai illalliselle. Lyömme myös lukkoon vähintään yhdet kahdenkeskiset treffit ja bookkaamme samalla lastenhoitajan. Sen sijaan emme merkitse kalenteriin vakituisia harrastusmenoja esim. Panchon muskareita, jotka toistuvat viikosta toiseen.

Ylhäälle vasemalle olen tehnyt tarkastusruudukon (jota ei koskaan pyyhitä pois), josta voimme helposti tarkastaa, että jokaiselle viiden viikon jaksolle on suunniteltu yllä mainittujen lisäksi vähintään yksi taidetapahtuma, yksi uusi juttu (esim.ravintola, kahvila, puisto, museo) omassa kotikaupungissa sekä yksi hieman pidempi 1-2 päivän retki lähiympäristössä Sveitsissä/Saksassa/Ranskassa.

Kun viiden viikon jakso on ohi, käytän liitutaulua ennen poispyyhkimistä muistilistana ja kirjaan sen avulla kuluneiden 5 viikon tärkeimmät tapahtumat ylös 10 vuoden kalenteriimme. Niille kenelle 10 vuoden kalenteri ei ole tuttu, kerrottakoon, että se on iso kirja, jonka jokaisella sivulla on yksi viikonpäivä kymmeneksi vuodeksi eteen päin. Jokaisen päivän kohdalle voi merkitä muutamalla rivillä mitä minäkin päivänä on tapahtunut ja esim. säätilan halutessaan. Myöhemmin on hauska katsoa mitä perhe on juhlinut esim. vappua, missä oltiin jouluna tai vaikkapa vaan maaliskuun 24. päivänä viimeisen kymmenen vuoden aikana. Jo lapsuuden kodissani ko. kirja oli käytössä ja ostin meidän pienelle perheellemme oman, kun Panchon syntyi. Odotan hetkeä, jolloin kirja on täynnä ja se sisältää kymmenen vuotta elettyä elämää!

Sen jälkeen, kun otimme seinä kalenterin käyttöön, molempien marinat oman ajan putteesta ovat supistuneet lähes olemattomiin. Jos oma tietylle päivälle sovittu ja merkitty esim. urheilukerta jää laiskuutta tekemättä, voi säästää puolison nurinalta ja pitää kehityskeskustelun ainoastaan itsensä kanssa. Alla kuva tämän hetkisestä ( postausta varten hieman muokatusta) kalenteristamme. Miten teillä järjestetään ja sumplitaan parisuhteen/perheen aikataulut? Olisi ihana kuulla teidän parhaat niksit ja vinkit miten saada vuorokauden tunteja paremmin käyttöön!

Hello lovelies. I hope you had a great weekend and you have started the new week full of energy. Our weekend was relaxed, we mostly stayed at home (except on Friday when I went to the fashion show) and took it easy. This morning Mr. Pepper left for a business trip again and Pancho and I are home alone again. We don't have any visitors coming soon but yesterday I was cleaning up the guest bedroom and put clean sheets to the bed. Acting according to The Secret principles, I behave as if we were expecting guests and now I just wait with excitement who will sleep in those sheets next. Family, friends, anyone?  

Today I am sharing with you a time management related best practice which has worked for us. Many families with small children struggle with the challenge: how to keep the work-life balance and organize yourself to have enough devoted time for work, family, spouse, relationships, friends, hobbies, not to forget "own time".  My husband works long hours, travels often for business and he has been suffering from the lack of time to do sports. After some months of listening his complaning, I decided to do something about it and luckily found a solution: I bought a wall calendar. Not just an ordinary paper calendar which will be forgotten to follow up but a big 5 weeks wall calendar.

Our calendar is from Swedish brand  Granit and it looks like a blackboard but is in fact a sticker on which you may write with removable ink pen. The calendar  appears to be sold out at the moment but I found some (even nicer) alternatives here , here and my favorite here. I placed the calendar strategically above the kitchen table so each family member will see it but it is invisible from the living room and dining area.

You can start the calendar any day as you fill the dates by yourself. After writing down the dates, we start filling the calendar with entries related to Pepper's business trips. I have noticed that I take his trips nowadays much better and I don't feel so stressed about them as I see the calendar everyday and have so clearly in my mind when I will be home alone with Pancho. Then we mark down known events, family trips and birthdays. At the end we plan time for both of us to have possibility to go to the gym, some family time and in case we don't have on sight any social event, where we could either build  up a network or maintain the existing friendships, we will pick a weekend when we will invite friends over for a brunch, lunch or dinner. We also agree a date for just for two of us and book a babysitter for Pancho. We don't make calendar entries for regular hobbies such as Pancho's music school which is fixed for every week.

On the left I have written a "control box" (which is never removed from the board) and we use it to check that we have planned at least one art event per 5 weeks, a place to try/discover at least one new thing (such as a cafe, museum, restaurant, park) in our own home town plus make one 1-2 days trip to somewhere close by in Switzerland/Germany/France.  

After 5 weeks and before it is time to clean up and fill it again, I use the calendar as a reminder to document significant events on our 10 years calendar (sorry, my googling did not come up with any English version of it). For those who are not familiar with the concept, it is a calendar with a page for each day for the next 10 years (check a picture here to get the idea). There is space for each day for remarks and document the weather if you wish. It is so much fun to read the calendar later and see for example the past 10 Christmases, summer vacations or other significant dates and where were you and what did you do. 10 year calendar was already in my childhood home and when Pancho was born, I bought one for our little family. I look forward to have the calendar full and be able to see the first 10 years of Pancho's life documented in few words.

After taking the wall calendar into use, both of us have significantly reduced the complaining for the lack of own time. If I miss my zumba class on the night when it is booked (and it is due my own lazyness) I can't blame Pepper as I had my chance. Above (a bit modified for this post) picture of our current calendar. 

How do you plan your time in your relationship/family? I would love to hear best practices and tips how to take most out of the hours of the day!